Sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo.

Gaspar Melchor de Jovellanos.

Sin lugar a dudas la frase anterior describe una realidad que muy pocos logramos ver. Corremos todo el día haciendo cada vez más y más tareas, y siempre llegamos al final de la jornada sintiendo que no pudimos con todo, nos sentimos cansados y deseando que el día tenga mas de 24hrs.

¿Pero cual es el problema?

La administración o gestión del tiempo es mucho más que crear una lista de tareas e ir tachándolas a medida que las cumplimos. La gestión del tiempo es una filosofía de vida que nos permite elastizar el tiempo.

Uno de los autores con mayor reconocimiento mundial en la gestión del tiempo es Stephen Covey. Covey ha desarrollado una herramienta muy famosa denominada “Los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo”. Se trata simplemente de una matriz dividida en 4 cuadrantes que nos ayuda a categorizar cada tarea que tengamos por hacer.

Cada cuadrante nos permite categorizar la lista de tareas que tengamos por hacer, dándole a cada una la importancia que se merezca.

Cuadrante I
Este cuadrante se compone de todas aquellas cosas que son importantes y urgentes. Son tareas que no pueden ser postergadas debido a lo urgente de su naturaleza y las que debemos solucionar cuanto antes. Por ejemplo estás terminado de hacer tu presentación para el trabajo y se te corta la luz y recuerdas que no pagaste la factura, debes salir corriendo a solucionar eso, no solo por tu trabajo sino por todos los inconvenientes que puedes llegar a tener: heladera, calefón, etc.

Cuadrante II
Se compone de aquellas cosas que no son urgentes en el corto plazo pero que sí son importantes a largo plazo. Por ejemplo sabemos que realizar ejercicio contribuye a mejorar nuestra salud, no es algo que debamos salir corriendo a hacer pero si podemos planificarlo para empezar dentro de 1 mes.

Cuadrante III
Tanto las interrupciones como las llamadas imprevistas forman parte de este cuadrante. Estas tareas si bien deben ser realizadas lo ideal sería que logres encontrar a alguien más para que las haga.

Cuadrante IV
Stephen Covey asegura que este es el cuadrante inútil. Aquí debemos depositar todo lo que no sea importante ni urgente, que simplemente nos quitaría tiempo sin sumarnos nada. Como por ejemplo: perder el tiempo en Facebook, consultar el correo cada 10 minutos, etc.

Tenemos la tendencia de depositar todo entre el 1º y 3º cuadrante, todo lo consideramos urgente importante o no. Como consecuencia sufrimos de estrés y cansancio por querer cumplir con todo. Además nos enfocamos en el corto plazo sin posibilidad de planificar un largo plazo más estructurado. Cuando ya no podemos más pasamos al 4º cuadrante en busca de distracción.

¿Puede ser que en el cuadrante II se esconda nuestra felicidad?

Por último quiero compartirles el trabajo titulado ORGANIZA TU TIEMPO DE FORMA EFICAZ creado por E. Marchena, F. Hervías, C. Galo y C. Rapp, donde explica detalladamente que pasos debemos tomar y que rutinas debemos modificar en nuestro día a día para poder gestionar adecuadamente nuestro tiempo. Me parecen interesantes las actividades que proponen enfocadas al estudio.

De este trabajo rescato los ONCE CONSEJOS PARA UN BUEN USO DEL TIEMPO:

  1. ESTUDIO
    Estudiar en un sitio tranquilo, una biblioteca o donde puedas estar libre de distracciones y/o interrupciones.
  2. PLANIFICACIÓN
    Planificar el tiempo futuro, identificar prioridades, saber dónde quieres llegar. Decidir o mantener tus propias fechas límite para realizar un trabajo.
  3. COMPROMISO
    Cumplir los plazos es importante y esto requiere planificar con antelación los periodos de tiempos de los que se dispone. Utiliza una agenda.
  4. NO DEJAR LAS COSAS PARA MÁS TARDE
    No dejar todo para el día siguiente cuando las tareas parecen difíciles, confusas o muy extensas. Terminar con tus tareas pequeñas o asequibles.
  5. REALIZA UN TRABAJO PROGRESIVO
    Al comenzar el estudio, empieza por tareas de dificultad media, sigue con tareas de dificultad alta y termina con actividades que exijan un menor nivel de concentración.
  6. ARCHIVADOR
    Organizar tus apuntes en archivadores o carpetas. No tener tus apuntes en hojas sueltas, sin las fechas.
  7. RELAJACIÓN
    Necesitas dormir o descansar. Tomar descansos o planificar los tiempos de relajación.
  8. “NO”
    Una palabra que debes aprender a utilizar. No decir que si a todas las proposiciones que te hacen, aunque sepas que son irrealistas. A veces hay que anteponer tu propio tiempo al de los demás.
  9. TIEMPO PARA TU “DIARIO DE ABORDO”
    Revisar cómo gastas el tiempo. Pregúntate: ¿es efectivo el uso que hago de mí tiempo?
  10. LEY DE PARKINSON
    “Cualquier trabajo se expande hasta agotar el tiempo destinado a que se haga”. Preparar un plan de trabajo diario y realizar tus tareas necesarias en primer lugar.
  11. RECOMPENSAS
    Date recompensas a ti mismo tras un trabajo realizado, como dar un paseo, ver tu programa favorito de TV, etc.

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